Ein Medienbruch ist jeder Moment, in dem Informationen das Format wechseln müssen: vom PDF in die Tabelle, vom Anruf ins System, vom Zettel in die Mail. Jeder dieser Momente kostet Zeit – und produziert Fehler.

Die häufigsten Medienbrüche im Alltag

Die Rechnung kommt als PDF und wird abgetippt. Die Bestellung kommt telefonisch und landet auf einem Zettel. Das Angebot entsteht in Word, die Preise kommen aus Excel, die Freigabe per Mail. Der Lieferschein wird gedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt. Kommt Ihnen bekannt vor?

Warum Medienbrüche teurer sind als sie aussehen

Der eigentliche Übertrag dauert vielleicht zwei Minuten. Teuer wird es durch die Folgen: Tippfehler, die erst im Zielsystem auffallen. Rückfragen, weil Informationen unterwegs verloren gehen. Und die Person, die überträgt, fehlt währenddessen überall sonst. Bei 50 Vorgängen pro Woche summiert sich das auf ganze Arbeitstage.

So finden Sie Ihre Medienbrüche

Verfolgen Sie einen einzigen Vorgang – etwa eine Eingangsrechnung – vom Eintreffen bis zum Abschluss und zählen Sie die Formatwechsel. Alles, was zweimal erfasst wird, ist ein Kandidat. Die besten Hinweise kommen von den Menschen, die täglich übertragen.

Was sich zuerst lohnt

Dokumentbasierte Brüche sind meist der größte Hebel: OCR mit Prüfregeln erfasst Belege automatisch und übergibt sie sauber ins Zielsystem. Danach folgen die Excel-Mail-Brücken zwischen Systemen.