Freigaben per Mail, Übergaben per Weiterleitung, Status per Rückfrage: In vielen Unternehmen ist das Postfach das heimliche Workflow-System. Es funktioniert – bis es nicht mehr funktioniert.

Woran Sie erkennen, dass E-Mail als Workflow missbraucht wird

Typische Signale: Eine Freigabe hängt fest, weil der Empfänger im Urlaub ist und niemand die Mail sieht. Derselbe Vorgang existiert in drei Postfächern in unterschiedlichen Versionen. Neue Mitarbeiter müssen „CC-Ketten“ lesen, um den Stand zu verstehen. Und bei Rückfragen beginnt die Suche im Ordner „Gesendet“.

Warum das Postfach strukturell ungeeignet ist

E-Mail kennt keinen Status, keine Zuständigkeit und keine Vertretungsregel. Eine Mail ist entweder gelesen oder ungelesen – ob der Vorgang dahinter erledigt, freigegeben oder blockiert ist, weiß nur der Mensch, der sie bearbeitet. Genau deshalb entstehen Liegezeiten, die niemand sieht.

Was stattdessen funktioniert

Ein leichter Workflow mit drei Elementen: ein zentraler Ort je Vorgang (statt Kopien in Postfächern), ein sichtbarer Status (offen, in Prüfung, freigegeben) und klare Zuständigkeiten mit Vertretung. Das muss kein großes System sein – oft reicht ein internes Tool, das genau Ihren Freigabeweg abbildet. E-Mail bleibt für Kommunikation – aber nicht mehr als Datenbank.

Der pragmatische Einstieg

Nehmen Sie den einen Prozess, bei dem am häufigsten „Ist das schon freigegeben?“ gefragt wird. Genau dort lohnt sich der erste Schritt – messbar in Wochen, nicht in Quartalen.